Scope-Hinweis: Dieser Beitrag behandelt Catering-Leistungen beim Firmenkunden oder an externen Locations – Drop-off, Full-Service, Mittagstisch-Daily und Event-Catering. Wer seine eigenen Restaurant-Räume als Eventlocation vermietet, findet die passenden Infos in Beitrag #89 Restaurant als Eventlocation.
Intro: Catering als zweites Standbein – und warum die MwSt-Frage alles entscheidet
Ein Restaurant hat 80 Plätze. Wir sitzen mittags bei 60 % Auslastung, abends bei 90 %. Die Küche läuft, das Team ist da, die Ware ist eingekauft – und trotzdem lassen wir Umsatz liegen. Catering B2B und Mittagstisch-Service sind für viele Betriebe genau der Hebel, der aus einer guten Küche ein skalierbares Geschäftsmodell macht. Klingt einfach. Ist es nicht.
Der kritische Punkt: Seit 01.01.2026 ist mit dem Steueränderungsgesetz 2025 (BGBl 2025 I Nr. 363) der ermäßigte Mehrwertsteuersatz von 7 % auf Speisen dauerhaft wieder eingeführt. Das klingt nach einer einfachen Regel – ist es aber nicht. Das BFH-Urteil XI R 3/13 und die ständige Rechtsprechung zu "Speisenabgabe als Dienstleistung" stellen klar: Sobald wir servieren, aufbauen, Geschirr bereitstellen und wieder abholen, kippt die steuerliche Einordnung schnell in den Regelsatz.
Wir betreiben seit 2021 Digitalisierungslösungen für die Gastronomie – unser Team bei Gastro Master hat hunderte Caterer und Restaurants beim Aufbau des B2B-Geschäfts begleitet. Dieser Leitfaden ist das, was wir aus hunderten Beratungen gelernt haben: MwSt sauber, Hygiene sauber, Vertrag sauber, Kalkulation sauber.
Disclaimer Steuer & Recht: Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Die MwSt-Einordnung von Catering-Leistungen hängt von Dienstleistungsanteil, Zusatzleistungen und konkreter Vertragsgestaltung ab. Bei Grenzfällen – insbesondere Full-Service-Catering mit Personal-Einsatz – ist ein Steuerberater zwingend hinzuzuziehen.
Das Wichtigste auf einen Blick – Catering B2B in 60 Sekunden
- 4 Geschäftsmodelle: Drop-off, Full-Service, Mittagstisch-Daily, Event-Catering.
- MwSt seit 01.01.2026: 7 % auf Speisen-Lieferung, 19 % auf Getränke – bei Full-Service-Catering aber Regelsatz 19 % (BFH XI R 3/13).
- Transport-Hygiene: EU-VO 852/2004 + DIN 10508 – Kaltware <+7 °C, Warmhaltung >+65 °C, HACCP-Doku bei Transport >30 Min Pflicht.
- Vertrag: Garantie-Gästezahl, Storno-Staffel, LMIV-Allergenklausel, Haftung klar regeln.
- B2B-Aufschlag: 30–50 % über Restaurant-Kalkulation.
- Bewirtungsbeleg (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG): Kunde setzt 70 % ab.
Catering-Markt 2026: Warum jetzt der richtige Einstieg ist
Der deutsche Catering- und Mittagsversorgungsmarkt hat sich seit der Pandemie strukturell verändert. Homeoffice-Quoten stabilisieren sich bei 30–40 %, aber die Präsenztage in den Büros sind "Qualitätstage" – Unternehmen wollen an diesen Tagen gute Verpflegung bieten, ohne eigene Kantine. Gleichzeitig boomt der Event-Markt: Firmenfeiern, Kick-offs, Kundenevents in externen Locations – all das braucht Catering beim Kunden oder an einem externen Ort.
Genau hier ist die Abgrenzung zu Beitrag #89 Restaurant als Eventlocation wichtig: Wer seine eigenen Räume vermietet, hat hygienisch und steuerlich einen anderen Fall als wer mit Transport-Boxen zum Kunden fährt.
Die 4 Geschäftsmodelle im Überblick
Drop-off-Catering
Wir produzieren in unserer Küche, liefern in Isolier-Behältern an, stellen ab – der Kunde serviert selbst, räumt selbst ab. Personalanteil minimal, Margen im Rohertrag hoch. Steuerlich in aller Regel 7 % auf Speisen, 19 % auf Getränke.
Full-Service-Catering
Wir liefern, bauen auf, stellen Servicepersonal, bedienen, räumen ab, nehmen Geschirr zurück. Personalanteil hoch. Steuerlich kritisch: Sobald der Dienstleistungsanteil dominant wird, kippt die gesamte Leistung in 19 % MwSt (BFH XI R 3/13).
Mittagstisch-Service (B2B Daily Delivery)
Werktäglicher Menü-Wechsel, Lieferung an Firmenkantinen oder Teeküchen, Vorbestellung über App oder Portal. Planbarer Umsatz, meist 7 % MwSt.
Event-Catering: Buffet, Tellergerichte, Flying/Running Dinner
Flying Buffet und Fingerfood sind eher Lieferung (7 %), ein komplettes Running Dinner mit drei Service-Gängen ist praktisch immer Dienstleistung (19 %). Die Grenze verläuft nicht am Speisentyp, sondern an der Service-Intensität.
| Modell | MwSt Speisen | Personal | Logistik | Bruttomarge |
|---|---|---|---|---|
| Drop-off | 7 % | niedrig | mittel | 55–65 % |
| Full-Service | 19 % (Grenzfall!) | hoch | hoch | 40–50 % |
| Mittagstisch-Daily | 7 % | niedrig–mittel | hoch (täglich) | 35–45 % |
| Event (Buffet) | 7 % (Grenzfall) | mittel | hoch | 45–55 % |
MwSt 7 % oder 19 %? Die wichtigste Frage im Catering
Die Grundregel seit 01.01.2026
Mit dem Steueränderungsgesetz 2025 (BGBl 2025 I Nr. 363) wurde § 12 Abs. 2 UStG in Verbindung mit Anlage 2 dauerhaft so angepasst, dass die Abgabe von Speisen mit 7 % ermäßigt besteuert wird. Ausnahme: Getränke (19 %). Details in Beitrag #21 MwSt Gastronomie.
Der Sonderfall Catering – BFH XI R 3/13
Im Catering gilt diese 7 %-Regel nicht automatisch. Der Bundesfinanzhof hat in ständiger Rechtsprechung klargestellt: Sobald der Dienstleistungsanteil dominiert, ist die Leistung eine "sonstige Leistung" und damit regelbesteuert mit 19 %. Die Leitentscheidung ist BFH XI R 3/13: Menüplanung, Vorportionierung, Geschirr-Rücknahme und Reinigung charakterisieren den Dienstleistungscharakter.
| Szenario | MwSt Speisen | Einordnung |
|---|---|---|
| Standard-Mittagstisch in Thermobox | 7 % | Lieferung |
| Drop-off-Catering ohne Personal | 7 % | Lieferung |
| Buffet mit Aufbau, kein Servicepersonal | 7 % / Grenzfall | Steuerberater! |
| Full-Service-Buffet mit Kellnern + Abbau | 19 % | Sonstige Leistung |
| Running Dinner / 3-Gang-Service | 19 % | Sonstige Leistung |
| Fingerfood-Flying mit Servicepersonal | 19 % / Grenzfall | Steuerberater! |
| Getränke (alle Varianten) | 19 % | immer Regelsatz |
Wer im Catering die MwSt nach Bauchgefühl entscheidet, kalkuliert gegen die Wand. Der Steuerberater ist im Catering keine Kür, sondern Pflicht.
Transport-Hygiene: EU-VO 852/2004 und DIN 10508
Catering heißt: Lebensmittel verlassen unsere kontrollierte Küchenzone. Damit beginnen die Pflichten aus der EU-Verordnung 852/2004, der HACCP-Systematik (siehe #23 HACCP-Konzept) und der DIN 10508:2022.
| Parameter | Wert / Pflicht | Quelle |
|---|---|---|
| Kaltware Transport | max. +7 °C | DIN 10508 |
| Warmhaltung Transport | min. +65 °C | DIN 10508 |
| Max. Warmhaltezeit | 180 Minuten | DIN 10508 |
| Abkühlung heiß → <7 °C | innerhalb 120 Min | DIN 10508 |
| HACCP-Dokumentation | Pflicht bei Transport >30 Min | EU-VO 852/2004 |
| Gesundheitszeugnis Personal | vor erster Tätigkeit | § 43 IfSG |
| Betriebsanzeige | Pflicht bei Produktion | § 42 LFGB |
Das Team bei Gastro Master hat bei Caterer-Projekten gelernt: Die Hygiene-Dokumentation ist der Lebensversicherungs-Teil des Catering-Geschäfts. Ein einziger Lebensmittel-Zwischenfall ohne saubere HACCP-Doku kann das Unternehmen gefährden.
Der Catering-Vertrag: 10 Klauseln, die drinstehen müssen
- Leistungsbeschreibung – Menüart, Gängezahl, Menge pro Gast, Qualitätsklasse
- Garantie-Gästezahl – Mindestabnahme, Überzahl-Handling, 72-h-Deadline
- Zeitfenster – Anlieferung, Aufbau, Service, Abbau exakt
- Lieferbedingungen – Zufahrtsweg, Parkberechtigung, Aufzug, Strom, Wasser
- Storno-Staffel – analog zu #84 Reservierungssystem und #89 Eventlocation
- Allergen-Kennzeichnung – LMIV-Klausel mit 72-h-Meldefrist
- Haftung Sachschäden – Aufbau, Böden, Mobiliar
- Haftung Lebensmittelsicherheit – Produkthaftpflicht verpflichtend
- Zahlungsbedingungen – Anzahlung, Schlussrechnung, Zahlungsziel
- Gerichtsstand und AGB-Einbeziehung – BGB §§ 305 ff. beachten
Preiskalkulation und B2B-Aufschlag
Der zweithäufigste Anfängerfehler (nach der MwSt) ist die Unterkalkulation. Drei Zusatzkostenblöcke: Personal (40–80 % höher als Restaurant), Transport (50–150 € Fixkosten pro Einsatz) und Material/Leergut (VerpackG § 33, siehe #87 nachhaltige Verpackung). B2B-Aufschlag: 30–50 % auf Restaurant-Kalkulation.
Bewirtungsbeleg als Verkaufsargument: B2B-Kunden setzen Catering bei geschäftlicher Bewirtung zu 70 % ab (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Unsere Rechnung muss GoBD-konform sein (siehe #27 Buchhaltung): Datum, Ort, Anlass, Teilnehmer, Aufschlüsselung Speisen/Getränke.
LMIV Art. 44 – Allergene bei unverpackten Speisen
Catering = unverpackte Speisen beim Kunden. Damit gilt Art. 44 LMIV in Verbindung mit der deutschen LMIDV. Details zu den 14 Hauptallergenen in #24 LMIV-Beitrag.
- Mündliche Auskunft zulässig, wenn schriftliche Doku jederzeit verfügbar
- Dokumentation pro Gericht für alle 14 Hauptallergene
- Geschulte Auskunftsperson vor Ort während gesamter Veranstaltung
10-Schritte-Readiness-Check für den Catering-Start
- Geschäftsmodell festlegen – Drop-off, Full-Service, Mittagstisch, Event
- Steuerberater-Erstgespräch – MwSt-Einordnung & Rechnungslogik
- Betriebsanzeige nach § 42 LFGB
- HACCP-Konzept für Transport erweitern
- § 43 IfSG für alle Servicekräfte (auch Aushilfen!)
- Equipment – Isolier-Behälter, Chafing-Dishes, Temperatur-Logger
- Catering-AGB + Musterverträge vom Anwalt
- Produkthaftpflicht-Versicherung erweitern
- Bestell- und Zahlsystem aufsetzen – unser Online-Bestellshop-Paket
- Pilotkunde für 4–8 Wochen Probebetrieb gewinnen
Wer tiefer in den Verkaufsprozess einsteigen möchte, findet unter Lösungen Restaurant die vollständige Übersicht. Für GoBD-konforme Tagesabrechnung empfehlen wir unser Kassensystem-Paket.
Finanzieller Impact: Die Mittagstisch-Rechnung
50 Mitarbeitende, 4 Tage/Woche Präsenz, 12 € netto pro Menü: 50 × 12 € × 4 × 44 Wochen = 105.600 € Nettoumsatz/Jahr pro Ankerkunde. Bei 45 % Bruttomarge und Logistik-Fixkosten von ca. 18.000 € bleibt ein Netto-Ergebnisbeitrag von ca. 29.500 €/Jahr. Zwei bis drei Ankerkunden = 60–90 k € Zusatz-Ergebnis.
Warnung: Mit nur 25 % Bruttomarge (unterschätzte Logistik) erwirtschaftet dasselbe Geschäft negativen Deckungsbeitrag.
FAQ – 15 Fragen aus der Praxis
1. Welches Catering-Modell passt zu meinem Restaurant?
Starten Sie mit dem Modell, das am wenigsten neue Prozesse braucht. Drop-off-Catering oder Mittagstisch-Daily sind für Restaurants der einfachste Einstieg. Full-Service-Event-Catering ist ein eigenes Geschäft.
2. Ist mein Catering 7 % oder 19 % MwSt?
Abhängig vom Dienstleistungsanteil. Drop-off ohne Personal = meist 7 %. Full-Service mit Service-Personal = meist 19 %. Grenzfälle zwingend mit Steuerberater klären.
3. Was bedeutet BFH XI R 3/13 für mein Catering?
Je mehr Service (Menüplanung, Vorportionierung, Geschirr-Abwasch), desto eher Regelsatz 19 % – auch bei Standardspeisen.
4. Wie dokumentiere ich die Kühlkette?
Temperatur-Logger oder manuelles Thermometer + Protokollbogen. Abgang, Ankunft, Uhrzeit. Empfohlene Archivierung: 6 Monate.
5. Welche LMIV-Allergene muss ich angeben?
Die 14 Hauptallergene nach LMIV Anhang II pro Gericht. Mündlich zulässig, wenn schriftliche Doku verfügbar. Empfehlung: Buffet-Schild + geschulte Ansprechperson.
6. Wie gestalte ich eine wirksame Storno-Staffel?
Staffelung nach Vorlaufzeit: >14 Tage kostenfrei, 14–7 Tage 25 %, 7–3 Tage 50 %, <72 h 80 %, Event-Tag 100 %. AGB-Kontrolle nach BGB §§ 305 ff.
7. Brauche ich eine Garantie-Gästezahl?
Ja. Mindestabnahme 100 %, Überzahl bis +10 % kostenfrei, Abweichungen nach unten nur bis 72 h vor Event.
8. Wie hoch ist ein realistischer B2B-Aufschlag?
30–50 % auf Restaurant-Kalkulation. Unter 25 % meistens defizitär.
9. Wie stelle ich eine GoBD-konforme Bewirtungsrechnung aus?
Datum, Ort, Anlass, Teilnehmer, Speisen/Getränke getrennt, Steuersätze getrennt. Kunde setzt dann 70 % ab (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG).
10. Mittagstisch für Firmen – welches Vertragsmodell?
Rahmenvertrag 12 Monate, Kündigungsfrist, Preis pro Menü, Mindestabnahme pro Woche, Vortags-Bestellfrist, Monatsabrechnung.
11. Mehrweg im Catering – was sagt das VerpackG?
Für Take-away gilt Mehrweg-Angebotspflicht (§ 33 VerpackG). Im B2B-Catering oft ohnehin Mehrweg-Standard. Rückführquote dokumentieren. Details in #87 nachhaltige Verpackung.
12. Wie rechne ich B2B GoBD-konform ab?
E-Rechnung, GoBD-konforme Aufbewahrung, lückenlose Belegkette. Unser Kassensystem-Paket erfüllt die Anforderungen out of the box.
13. Fingerfood vs. Buffet – MwSt-Unterschied?
Nicht am Speisentyp, am Service. Fingerfood-Flying ohne Personal meist Lieferung (7 %). Fingerfood mit mehreren Servicekräften eher Dienstleistung (19 %). Steh-Buffet ohne Personal = Grenzfall Steuerberater.
14. Darf der Kunde kostenlos stornieren?
Ohne Stornoklausel: ja, bis zum Liefertermin. Staffelklausel im Vertrag ist Pflicht.
15. Wer haftet bei einer Lebensmittelvergiftung?
Der Produzent der Speisen. Produkthaftpflicht-Versicherung ist zwingend. HACCP-Dokumentation ist wichtigstes Beweismittel.
Wie hoch sind die typischen Margen im B2B-Catering?
Faustregel: 25-40 % Marge, höher als im Restaurant (15-25 %). Grund: planbare Mengen, weniger Verschnitt, vereinbarte Lieferzeiten. Mittagstisch-Verträge mit Büros: 6-12 € pro Person, bei 50 Personen täglich 300-600 € Tages-Umsatz mit hoher Plansicherheit. Negativ-Hebel: Liefer-Logistik bei mehreren Standorten.
Welche Verträge schließe ich mit B2B-Kunden?
Mindestens 6 Monate Laufzeit für Investitionssicherheit. Wichtige Klauseln: Mengen-Schwankungen (±15 % ohne Aufschlag), Preisanpassungs-Klausel an HVPI-Index (jährlich), Kündigungsfrist 8-12 Wochen, klare Allergen-Verantwortlichkeiten, Liefer-SLA (Toleranz ±15 Min). Vorlage über IHK-Catering-Verband. Anwaltsprüfung bei Verträgen über 50.000 € Jahresvolumen empfohlen.
Fazit und nächste Schritte
Catering B2B und Mittagstisch-Service sind 2026 einer der attraktivsten Umsatzhebel – wenn die vier Säulen stimmen: MwSt-Einordnung mit Steuerberater, lückenlose Transport-Hygiene, wasserdichter Vertrag und realistische Kalkulation mit 30–50 % B2B-Aufschlag.
Die Abgrenzung zur eigenen Eventlocation (#89) ist nicht nur juristisch wichtig, sondern auch operativ. Beide Modelle ergänzen sich – aber es sind zwei verschiedene Geschäfte.
Der wichtigste Ratschlag: Nehmen Sie den Steuerberater mit ins Boot, bevor Sie das erste Angebot rausschicken. Zwei Stunden Beratung kosten ein paar hundert Euro. Eine Nachzahlung über drei Prüfungsjahre kostet ein Vielfaches.
Wenn Sie Catering-Bestellungen digital abbilden möchten, ist unser Online-Bestellshop die passende Basis. Für die GoBD-konforme Abrechnung empfehlen wir das Kassensystem-Paket. Vollständige Übersicht unter Lösungen Restaurant.
Wir sind uns sicher: Wer jetzt sauber startet, baut sich in 12–18 Monaten ein zweites, stabiles Standbein auf. Reden wir darüber, welches Modell zu Ihrem Betrieb passt – unkompliziert, ohne Verkaufsdruck, im direkten Kontakt mit unserem Team bei Gastro Master.