Fahrtkostenzuschuss Gastronomie 2026: Arbeitgeber in der Gastronomie sind nicht gesetzlich verpflichtet, Fahrtkosten zu erstatten — außer der Tarifvertrag schreibt es vor. Wenn du freiwillig zahlst, bleibt der Zuschuss bis zu bestimmten Grenzen steuerfrei: pauschal 15 % auf ÖPNV-Tickets (Jobticket) oder nach der Entfernungspauschale (0,30 €/km). Für Lieferpersonal mit eigenem Fahrzeug gelten besondere Regeln.
Gutes Personal zu finden, ist in der Gastronomie das größte Problem. Ein Fahrtkostenzuschuss ist ein einfaches Mittel, um für Mitarbeiter attraktiver zu werden — und richtig gemacht bleibt er sogar steuerfrei. In diesem Ratgeber erfährst du, ob du Fahrtkosten zahlen musst, welche Zuschüsse steuerfrei sind, was für Lieferpersonal gilt und wie du das Deutschlandticket als Benefit anbietest.
Ist der Fahrtkostenzuschuss in der Gastronomie Pflicht?
Die klare Antwort vorweg: In der Regel nein. Es gibt keine allgemeine gesetzliche Pflicht, Fahrtkosten zu erstatten.
- Gesetz: NEIN. Das Gesetz schreibt keinen Fahrtkostenzuschuss vor. § 107 GewO regelt nur, wie der Lohn ausgezahlt wird.
- DEHOGA-Tarifvertrag: Einzelne Tarifverträge auf Bundesland-Ebene können einen Fahrtkostenzuschuss vorsehen. Bist du tarifgebunden, prüfe deinen Tarifvertrag.
- Freiwillig zahlen: Auch ohne Pflicht ist der Zuschuss ein starkes Mittel gegen den Fachkräftemangel. Gerade wer weiter anfahren muss, entscheidet sich oft für den Betrieb, der die Fahrt mitträgt.
Ein Fahrtkostenzuschuss ist also kein Muss, aber ein kluges Werkzeug zur Mitarbeiterbindung — vergleichbar mit dem Sonntagszuschlag & SFN-Zuschlägen, die ebenfalls freiwillig, aber in der Praxis kaum wegzudenken sind.
Fahrtkostenzuschuss steuerfrei — was geht?
Wenn du zahlst, willst du natürlich, dass möglichst viel netto beim Mitarbeiter ankommt. Diese Übersicht zeigt, welche Form wie behandelt wird:
| Erstattungsform | Steuerfreiheit | Hinweis |
|---|---|---|
| ÖPNV-Monatsticket (pauschal 15 %) | Ja | Lohnsteuer pauschaliert |
| Jobticket (Deutschlandticket) | Steuerfrei | Muss kostenfrei oder vergünstigt sein |
| Kilometerpauschale (eigenes Auto) | Bis 0,30 €/km steuerfrei | § 3 Nr. 13/16 EStG |
| Mehr als Entfernungspauschale | Steuerpflichtig | Differenz als geldwerter Vorteil |
Der große Vorteil beim Jobticket: Zahlst du das ÖPNV-Ticket zusätzlich zum Lohn, bleibt es komplett steuerfrei. Erstattest du dagegen Fahrten mit dem eigenen Auto, gilt die Entfernungspauschale von 0,30 € pro Kilometer für die einfache Strecke als steuerfreie Grenze. Alles darüber wird als geldwerter Vorteil versteuert.
Gastronomie-Spezifik — Lieferpersonal, Schichtarbeit, Nachtschicht
In der Gastronomie ist die Anfahrt oft komplizierter als im Büro. Ein paar typische Fälle:
- Lieferpersonal (Fahrrad/Moped): Wer mit dem eigenen Fahrzeug ausliefert, kann eine Kilometerpauschale oder einen festen Pauschalbetrag bekommen. Das betrifft die Auslieferung selbst, nicht nur den Arbeitsweg.
- Nachtschicht: Nach Betriebsschluss fährt oft kein Bus mehr. Eine Taxi-Erstattung ist steuerlich komplizierter und braucht eine klare, individuelle Vereinbarung.
- Splitschicht: Wer mittags und abends kommt, fährt doppelt an. Regle im Arbeitsvertrag, ob beide Fahrten erstattet werden.
- Praktische Lösung: Für viele kleine Betriebe ist ein pauschaler Fahrtkostenzuschuss — zum Beispiel 30 € pro Monat — am einfachsten. Er ist überschaubar, fair und leicht abzurechnen.
Das Deutschlandticket als Jobticket — so geht's
Das Deutschlandticket ist für die Gastronomie ein besonders attraktiver Benefit, weil es günstig ist und bundesweit gilt. Es gibt zwei Wege:
- Arbeitgeber kauft das Ticket und gibt es kostenfrei oder vergünstigt weiter — dann ist es steuerfrei.
- Arbeitnehmer zahlt selbst, du erstattest den Betrag — dann greift die Pauschalversteuerung mit 15 %.
Ein Gastronomie-Tipp: Das Deutschlandticket als monatlicher Benefit ist ein starkes Argument im Recruiting, gerade in Städten. Möglich ist auch eine Gehaltsumwandlung, bei der ein Teil des Lohns in das Ticket fließt — das spart unter Umständen Sozialabgaben für beide Seiten. Wichtig ist, dass das Ticket zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt wird, damit die Steuerfreiheit greift.
Fahrtkostenzuschuss und Minijobber
Beim Minijob ist Vorsicht geboten, weil die 556-Euro-Grenze schnell gerissen ist.
- Freiwillige Zahlung als normaler Lohnbestandteil zählt zum Arbeitsentgelt und damit zur 556-Euro-Grenze. Wer hier nicht aufpasst, gefährdet den Minijob-Status.
- Steuerfreier oder pauschal versteuerter Zuschuss, korrekt nach § 3 EStG abgerechnet, zählt dagegen nicht zum Minijob-Lohn. So kannst du den Zuschuss zahlen, ohne die Grenze zu belasten.
Der Unterschied liegt also in der richtigen Abrechnung. Sprich das im Zweifel mit deiner Lohnbuchhaltung oder dem Steuerberater ab. Wie sich Zuschläge und Lohn beim Minijob insgesamt zusammensetzen, zeigt auch der Beitrag zum Urlaubsanspruch für Minijobber.
Rechenbeispiel — Kilometerpauschale konkret
Damit die Berechnung klar wird, ein Beispiel: Eine Servicekraft wohnt 12 Kilometer vom Restaurant entfernt und arbeitet an 20 Tagen im Monat.
- Entfernung (einfache Strecke): 12 km
- Steuerfreie Pauschale: 0,30 € pro Kilometer
- Pro Arbeitstag: 12 km × 0,30 € = 3,60 €
- Bei 20 Arbeitstagen: 20 × 3,60 € = 72 € pro Monat steuerfrei
Wichtig: Die Entfernungspauschale gilt für die einfache Strecke, nicht für Hin- und Rückweg. Zahlst du mehr als diese 72 €, wird der übersteigende Betrag als geldwerter Vorteil versteuert. Bleibst du darunter oder genau bei diesem Wert, ist der Zuschuss für den Mitarbeiter komplett steuerfrei.
So regelst du den Fahrtkostenzuschuss im Arbeitsvertrag
Damit später kein Streit entsteht, solltest du den Fahrtkostenzuschuss schriftlich festhalten. Diese Punkte gehören in die Regelung:
- Höhe und Form: Fester Monatsbetrag, Kilometerpauschale oder Jobticket — leg dich klar fest.
- Freiwilligkeitsvorbehalt: Wenn der Zuschuss freiwillig bleiben soll, formuliere das ausdrücklich. Sonst kann aus wiederholter Zahlung ein dauerhafter Anspruch entstehen (betriebliche Übung).
- Voraussetzungen: Regle, was bei Umzug, längerer Krankheit oder unbezahltem Urlaub passiert.
- Abrechnungsweg: Halte fest, ob und wie der Mitarbeiter Fahrten oder Tickets nachweisen muss.
Eine klare Vertragsregelung schützt beide Seiten und macht die Lohnabrechnung einfacher. Für die meisten kleinen Betriebe ist ein fester Monatsbetrag mit Freiwilligkeitsvorbehalt der unkomplizierteste Weg.
Weitere steuerfreie Benefits für dein Team
Der Fahrtkostenzuschuss ist nur eine von mehreren Möglichkeiten, deinem Team netto mehr zu bieten, ohne die Lohnkosten stark zu erhöhen. Weitere beliebte Bausteine:
- Sachbezug bis 50 € im Monat: Gutscheine oder Sachleistungen bis 50 € pro Monat bleiben steuer- und abgabenfrei.
- Steuerfreie Verpflegung: Mahlzeiten, die du deinem Team stellst, sind bis zu den amtlichen Sachbezugswerten begünstigt — in der Gastronomie oft praktisch umsetzbar.
- SFN-Zuschläge: Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge sind bis zu bestimmten Grenzen steuerfrei.
Diese Bausteine lassen sich kombinieren. Ein durchdachtes Paket aus kleinen, steuerfreien Leistungen wirkt oft stärker als eine reine Lohnerhöhung, weil netto mehr ankommt.
Fahrtkostenzuschuss oder Gehaltserhöhung — was lohnt sich?
Viele Betriebe stehen vor der Wahl: mehr Lohn zahlen oder einen steuerfreien Zuschuss geben? Für die Mitarbeiterbindung ist der Zuschuss oft der bessere Weg.
Ein Beispiel macht das deutlich: Eine Gehaltserhöhung von 50 € brutto kommt beim Mitarbeiter nach Steuern und Sozialabgaben oft nur zur Hälfte an — und kostet dich zusätzlich Arbeitgeberbeiträge. Ein steuerfreier Fahrtkostenzuschuss von 50 € landet dagegen fast vollständig netto beim Mitarbeiter und ist für dich planbar.
Das heißt nicht, dass Zuschüsse eine faire Bezahlung ersetzen. Der Mindestlohn und ein angemessener Grundlohn bleiben die Basis. Aber als Ergänzung obendrauf bringen steuerfreie Bausteine wie der Fahrtkostenzuschuss mehr Wirkung pro eingesetztem Euro. Gerade kleine Betriebe können damit im Wettbewerb um Personal punkten, ohne die Lohnkosten stark zu erhöhen.
Häufige Fehler beim Fahrtkostenzuschuss
Diese Fehler kosten Betriebe unnötig Geld oder Ärger mit dem Finanzamt:
- Zuschuss einfach als Lohn auszahlen — dann ist er voll steuer- und beitragspflichtig, und beim Minijob wird schnell die 556-Euro-Grenze gerissen.
- Über die Entfernungspauschale hinaus zahlen, ohne zu versteuern — der übersteigende Teil ist ein geldwerter Vorteil und muss versteuert werden.
- Keine schriftliche Regelung — ohne klare Vereinbarung entsteht Streit, und aus freiwilligen Zahlungen kann ein dauerhafter Anspruch werden.
- Jobticket zusätzlich vergessen zu dokumentieren — die Steuerfreiheit setzt voraus, dass das Ticket zusätzlich zum Lohn gewährt wird. Das solltest du nachweisen können.
Häufige Fragen zum Fahrtkostenzuschuss in der Gastronomie
Müssen Gastronomen Fahrtkosten erstatten?
Nein, es gibt keine allgemeine gesetzliche Pflicht. Nur wenn ein Tarifvertrag oder der Arbeitsvertrag es vorsieht, musst du zahlen. Freiwillig ist der Zuschuss aber ein wirksames Mittel, um Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten.
Ist der Fahrtkostenzuschuss für Minijobber in der Gastronomie steuerfrei?
Er kann steuerfrei sein, wenn er korrekt nach § 3 EStG abgerechnet wird — etwa als Jobticket oder im Rahmen der Entfernungspauschale. Dann zählt er nicht zur 556-Euro-Grenze. Ein einfach als Lohn ausgezahlter Zuschuss zählt dagegen zum Entgelt.
Was gilt für Lieferpersonal mit eigenem Motorroller?
Wer mit dem eigenen Fahrzeug ausliefert, kann eine Kilometerpauschale von bis zu 0,30 € pro Kilometer steuerfrei bekommen, oder einen vereinbarten Pauschalbetrag. Wichtig ist eine klare Regelung im Arbeitsvertrag und eine nachvollziehbare Aufzeichnung der Fahrten.
Kann ich das Deutschlandticket als steuerfreien Benefit anbieten?
Ja. Wenn du das Deutschlandticket zusätzlich zum Lohn kostenfrei oder vergünstigt zur Verfügung stellst, bleibt es steuerfrei. Das ist ein günstiger und beliebter Benefit, gerade in Städten mit gutem Nahverkehr.
Wie berechne ich den Fahrtkostenzuschuss bei Schichtarbeit?
Bei Splitschichten mit doppelter Anfahrt solltest du vorher festlegen, ob beide Fahrten erstattet werden. Am einfachsten ist oft ein fester Monatsbetrag, der die üblichen Fahrten abdeckt. So sparst du dir die Einzelabrechnung jeder Schicht.
Fahrtkostenzuschuss, Zuschläge und Lohn sauber zu trennen, ist Teil einer verlässlichen Lohn- und Personalverwaltung. Mit der Personalplanung von Gastro Master behältst du Schichten, Anfahrten und Zusatzleistungen an einem Ort im Blick — so bleibt die Abrechnung übersichtlich und deine Benefits kommen bei den Mitarbeitern an. Wer die Lohnuntergrenze im Blick behalten will, findet die Details im Beitrag zum Mindestlohn in der Gastronomie, und wie du Schichten fair planst, zeigt die Personalplanung & Dienstplan.